Documentation

Tenue de livres et dépenses

Dépenses, numérisation de reçus par IA, taxes, comptes bancaires et synchro QuickBooks.

Données de référence

Paramètres CRM → Taxes : une ligne par taxe et taux (TPS 5 %, TVQ 9,975 %, TVH 13 %…). Les taxes s’appliquent par ligne sur dépenses, soumissions et factures.
Paramètres CRM → Catégories de dépense : votre plan de comptes de dépenses.
Tenue de livres → Comptes bancaires : les comptes à partir desquels les dépenses sont payées.

Si vous prévoyez synchroniser avec QuickBooks en ligne, nommez catégories et comptes bancaires exactement comme dans votre plan comptable QuickBooks — la synchro associe par nom.

Dépenses

Une dépense (Tenue de livres → Dépenses) a un fournisseur, une date, une catégorie, un compte bancaire, une devise et une note, plus deux tables enfants : les lignes (description, montant, taxe) et les reçus (fichiers jusqu’à 10 Mo, images affichées en vignettes).

Numérisation de reçus par IA

Déposez une photo ou un PDF de reçu sur Numériser un reçu (ou confiez-le à Claude via l’outil accx_scan_receipt / crmx_scan_receipt). L’IA lit fournisseur, date, lignes et taxes et crée la dépense, ses lignes et le reçu joint. Les fournisseurs inconnus sont créés à la volée. Chaque appel IA — modèle, jetons, coût — est enregistré dans Paramètres → Journal des appels IA.

Vérifiez le résultat avant de synchroniser : la numérisation est un excellent premier jet, pas un comptable.

Synchro QuickBooks en ligne

Créez une application sur developer.intuit.com avec la portée QuickBooks Online Accounting et copiez l’identifiant et le secret client.
Inscrivez l’URI de redirection https://VOTRE-HOTE/.admin/Sync/callback dans les clés de l’application.
Ajoutez QB_CLIENT_ID, QB_CLIENT_SECRET et QB_ENV (sandbox ou production) dans .admin/.env.
Assurez-vous que le cron tourne (il vide les tâches de synchro chaque minute et rapatrie les paiements toutes les 15 minutes).
Ouvrez Paramètres → Synchro comptable, cliquez Connecter à QuickBooks, approuvez, puis Lancer le rattrapage pour pousser les fiches existantes.

Ensuite, l’enregistrement d’une fiche synchronisée (client, facture, paiement, dépense, fournisseur) met en file une tâche de poussée. Liens de synchro liste les paires d’identifiants local ↔ QuickBooks; les lignes Erreur portent le message QuickBooks et peuvent être relancées; LocalDeleted signale les fiches supprimées ici qui existent encore dans QuickBooks — rien n’est jamais supprimé à distance.

Résumé financier

Le résumé financier (aussi exposé à Claude sous accx_finance_summary) rapporte revenus, encaissé, en souffrance, tranches d’âge des comptes clients et ce qui reste à facturer pour une période.