Documentation
Soumissions, factures et paiements
Produits et questions, soumission → facture, paiements, rappels, PDF et courriel.
Produits
Tout commence dans Paramètres CRM → Produits : un nom, un prix unitaire, une taxe, et une description, des inclusions et des exclusions en texte riche qui se retrouvent sur le document imprimé. Un produit peut aussi définir des questions de détail (adresse des travaux, surface, dates, modèle…) — à l’ajout du produit à une soumission, les questions sont posées et les réponses s’impriment avec la ligne.
Soumissions
- Ouvrez une entreprise ou un contact et cliquez Nouvelle soumission, ou partez de CRM → Soumissions.
- Ajoutez des lignes du catalogue ou libres; répondez aux questions; ajustez quantités et prix.
- Remplissez conditions et notes (texte riche), fixez la date de validité et Enregistrez. Le PDF est généré à l’enregistrement.
- Envoyer expédie le PDF par Gmail avec un gabarit de courriel; l’état passe à Envoyée et les ouvertures/clics sont suivis.
| État | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Modifiable, pas encore envoyée |
| Envoyée | Expédiée au client |
| Acceptée / Refusée / Expirée | Résultat; les soumissions acceptées peuvent être facturées |
| Facturée | Une facture a été générée à partir de cette soumission |
Factures
Convertir en facture sur une soumission acceptée copie lignes et détails dans une nouvelle facture; vous pouvez aussi créer des factures directement. Les factures ont leurs propres conditions, notes, date d’échéance et un onglet Rappels.
| État | Défini quand |
|---|---|
| Impayée | Aucun paiement enregistré |
| Partielle | Des paiements existent mais le solde n’est pas nul |
| Payée | Les paiements couvrent le total (aussi défini par le rapatriement des paiements QuickBooks) |
| Annulée | Annulée manuellement |
Paiements
Enregistrez les paiements depuis l’onglet Paiements de la facture (date, montant, méthode, référence). L’état de la facture se met à jour automatiquement. Avec la synchro QuickBooks, les paiements saisis dans QuickBooks sont rapatriés toutes les 15 minutes.
Rappels de facture
Paramètres → Rappels de facture définit l’horaire (p. ex. 7 jours avant l’échéance, le jour même, 7 et 21 jours après) et le gabarit de courriel de chaque étape. Le cron met en file un rappel pour chaque facture impayée correspondante; l’onglet Rappels de la facture montre chacun comme En file, Envoyé ou Ignoré (payée entre-temps).
Documents PDF
Les PDF de soumission et de facture sont produits par des moteurs dédiés dans la langue du client (FR ou EN) avec l’en-tête, le pied de page et les couleurs de votre gabarit. Quand Drive est configuré, chaque PDF est aussi enregistré dans CRM/{Entreprise}/ dans le dossier du contact.
Avec Claude
Par le serveur MCP, Claude peut exécuter le même flux : crmx_find l’entreprise, crmx_create_quote avec lignes et réponses de détail, crmx_convert_quote_to_invoice, puis crmx_record_payment. Chaque outil valide les champs requis et demande plutôt que d’inventer des valeurs.